問い合わせ文やチャット履歴を共有する前に
対応方法を相談するために問い合わせ文を転送したり、チャットのやり取りを資料へ引用したりすると、相談に不要な名前や連絡先まで伝わることがあります。文章を共有する前に、相手に見せる必要のない個人情報・機密情報を伏せておきましょう。
Safe to Shareでは、文章内の選んだ範囲を [MASK] などの文字に置き換えられます。無料・登録不要で利用でき、入力したテキストの処理はブラウザ内で行います。
例：サポートのやり取りから連絡先と社内情報を伏せる
次は架空のチャット履歴です。「画面が表示されない原因」を相談する相手には、顧客の名前・電話番号・顧客番号や社内の案件名を伝えずに、症状と対応の経緯を共有できます。
加工前の文章（架空の例）
顧客：佐藤一郎です。管理画面が真っ白になります。 顧客：顧客番号は DEMO-5678、電話番号は 000-0000-0000 です。 担当：再読み込みしても同じ状態でしょうか。 顧客：はい。再読み込みしても表示されません。 社内メモ：佐藤一郎さんの件。案件コード SAMPLE-BLUE の担当へ確認する。
共有用に加工した文章
顧客：[MASK]です。管理画面が真っ白になります。 顧客：顧客番号は [MASK]、電話番号は [MASK] です。 担当：再読み込みしても同じ状態でしょうか。 顧客：はい。再読み込みしても表示されません。 社内メモ：[MASK]さんの件。案件コード [MASK] の担当へ確認する。
「顧客」「担当」という役割と症状の説明を残すことで、会話の流れを追えます。社内メモ全体が相談に不要であれば、行全体を選んで伏せることもできます。
共有用の文章を作る手順
- ツールに共有したい文章を貼り付け、「編集を始める」を押します。
- 名前・電話番号・顧客番号など、隠す文字列をドラッグして選びます。「選択範囲を隠す」が表示された場合は、そのボタンで確定します。
- 同じ名前が社内メモや引用にも出てくる場合は、それぞれの箇所を選びます。選んでいない箇所は元のまま残ります。
- 「置換する文字」を確認し、必要なら
***などへ変更します。すべての選択範囲に同じ置換文字が使われます。 - 「コピー」または「テキストを書き出す」で加工結果を取り出し、共有先へ渡す内容を確認します。
個人情報の自動検出・自動マスキングは行いません。操作の詳細や選択の解除方法は使い方にまとめています。
共有前に見落としやすい箇所
- メールの署名・宛先・引用元に繰り返し出てくる名前やメールアドレス。
- 問い合わせ番号・注文番号・URL内の識別子など、特定の顧客や記録につながる文字列。
- 社内メモに含まれる案件名・取引先名・金額などの機密情報。
- 細かな日時や場所、所属など、組み合わせると人物を推測できる情報。
個人情報を伏せる方法として、名前だけを消せば十分とは限りません。共有する目的に必要な内容が残っているかと、不要な情報が残っていないかの両方を確認してください。
「個人情報を削除する」ときの対象を確認する
このツールで作るのは、選んだ文字を伏せた共有用の文章です。元のメールやファイル、インターネット上で公開済みの情報は削除されません。元ファイルを上書きすることもありません。
置換する文字が空欄の場合も [MASK] が使われます。選択部分を空文字にして取り除く機能ではありません。また、加工後も文脈から個人を推測できる場合があり、完全な匿名化を保証するものではありません。
コピーした文章や書き出したファイルは端末に残ります。共有先へ加工前の文章を渡していないか、貼り付けた内容や添付ファイルを確認してください。入力内容の処理についてはこのサイトについてをご覧ください。
AIに文章を渡す場合
共有先がChatGPTなどの生成AIなら、依頼内容に必要な情報だけを残してプロンプトを用意します。 ChatGPTに貼る前に個人情報をマスキングする方法では、問い合わせメールの返信案を作る例を紹介しています。